Quel est le fonctionnement de la Gestion Electronique des Documents ?
Rappel de la définition de la GED (Gestion Electronique des Documents) : La GED rassemble l'ensemble des techniques et pratiques nécessaires pour la gestion des différents flux de documents au sein d'une entreprise.
Pas le temps de lire ? Découvrez l'essentiel sur la GED en 1 minute
La dématérialisation des documents
Au sein de votre entreprise, effectuer une dématérialisation des dossiers offre des bénéfices très importants aux structures organisationnelles, en leur permettant de baisser, d'automatiser naturellement ou d'effacer les immenses flots manuels d'informations circulant en interne.
De plus, cette dématérialisation permet de réduire les coûts en traitement et de diminuer les délais de facturation et les éventuels déficits d'informations. Dans la conjoncture financière actuelle, cela peut être un atout considérable et majeur pour une PME, une TPE ou une petite structure qui traite de manière quotidienne énormément de flux documentaires ou des milliers d'informations papier.
L'archivage numérique
Intégré dans votre entreprise, l'archivage numérique peut vous apporter le maximum d'avantages en fonction de vos souhaits et de vos besoins. Grâce à ce type de service, vous avez un accès immédiat à l'ensemble des informations présentes dans votre entreprise, ainsi qu’une identification et une visualisation rapides de tout document ou fichier stocké électroniquement dans la base de données du logiciel GED que vous aurez choisi.
La création d'archives est indispensable au fonctionnement de toute entreprise car chaque créateur de documents est soumis aux lois de l'archivage et l’archivage des documents est nécessaire pour assurer des conditions optimales d'organisation, de conservation et de sécurité de ces documents physiques.
Quelles sont les fonctionnalités de la gestion électronique de documents ?
(illustrations : https://icons8.com)
La gestion électronique de documents (GED) contient plusieurs fonctionnalités. Chacune permet de gérer plus efficacement les flux documentaires au sein des entreprises.
Les voici ci-dessous :
- Supprimer définitivement un document
- Permettre le stockage de plusieurs versions d'un document
- Etablir des règles de stockage des documents
- Modifier tout type de document
- Structurer les documents sous le contrôle des utilisateurs
#1 Supprimer définitivement un document
En intégrant un logiciel GED dans votre entreprise, vous avez la possibilité de détruire définitivement tous les documents qui ne vous sont plus d'utilité. En supprimant un document, vous assurez une meilleure circulation du flux documentaire. Pour supprimer un document, vous devez tout d'abord vérifier le statut de ce dernier : en effet, les documents soumis et brouillons sont les seuls qui peuvent être supprimés à l'heure actuelle.
#2 Permettre le stockage de plusieurs versions d'un document
En réalisant achat outil gestion électronique des documents, qui peut être à la fois un logiciel de gestion des factures et un logiciel de partage de fichiers, c'est assurer la possibilité de faire cohabiter plusieurs versions d'un document à un même endroit. Par ailleurs, ces outils sont généralement en open source. En cas de dysfonctionnement d'un disque dur, vous avez la possibilité de récupérer l'ensemble des données stockées sur le logiciel GED que vous aurez choisi. Par exemple, si vous souhaitez sauvegarder des factures sur une plateforme numérique, vous devez passer par les trois étapes essentielles : l'import des documents, la numérisation des documents pour enfin pouvoir indexer ces factures.
#3 Etablir des règles de stockage des documents
La GED vous permet de mettre en place des règles pour conserver efficacement vos documents. Grâce à la GED, vous bénéficiez d'un processus de gestion documentaire qui vous permet de stocker vos données en toute sécurité. Ainsi, l'ensemble des informations liées à votre organisation sont protégées et accessibles uniquement si les individus en ont l'accès.
En stockant efficacement vos documents, vous enlevez la probabilité de perdre des données importantes pour la pérennité de votre organisation. La GED permet de créer une arborescence logique de rangement de documents dans des dossiers spécifiques : par fonction, par thématique, par projet ou encore par équipes.
#4 Modifier tout type de document
La GED offre aux entreprises la possibilité d'effectuer des modifications sur un document lorsque cela est jugé nécessaire. Par exemple, si vous souhaitez effectuer une modification d'un document publié, vous pouvez le faire directement de votre espace de travail. En revanche, vous devez publier à nouveau le document une fois que vous avez réalisé la modification.
Gérer ses documents devient un jeu d'enfant !
#5 Structurer les documents sous le contrôle des utilisateurs
En utilisant un logiciel GED, vous stockez et structurez l'ensemble des documents circulant au sein de votre organisation. L'achat outil gestion électronique des documents est rapidement rentabilisé car vous gagnez en productivité en ayant la possibilité de vous concentrer sur des tâches plus fructueuses pour votre entreprise. De plus, opter pour la gestion électronique des documents, c'est amener naturellement vos collaborateurs vers la transition digitale que vous allez apporter au sein de votre entreprise. Les dirigeants d'entreprises doivent connaître les besoins de chaque utilisateur pour pouvoir paramétrer l'outil GED de manière personnalisée en fonction des documents que chaque individu aura à traiter en interne. Ainsi, vous mettez en place un workflow (flux de travail) performant et efficace.
En conclusion
En définitive, la gestion facilitée des documents permet la sécurité des données de l’entreprise. Grâce au processus de dématérialisation des documents et l’archivage numérique, la traçabilité de vos documents est simple, rapide et efficace. Aujourd’hui, il y a plusieurs progiciels qui intègrent le CRM ou le ERP. Ainsi, votre transformation digitale sera réussie avec le système d’information numérique de votre structure.