5 conseils pratiques pour bien facturer

Facturer est essentiel pour n’importe quelle entreprise. Cet article vous propose un ensemble de conseils pratiques pour facturer correctement et respecter les obligations en matière de facturation.

Utiliser un vrai modèle de facture

Entre professionnels, la création d’une facture est obligatoire pour l'achat d'un produit ou d'une prestation. Pour qu'une facture soit valable elle doit respecter un ensemble de règles.

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Les éléments obligatoires

• La date d'émission de la facture et la date de la vente ou de la prestation de service
• Le numéro de la facture, il doit être unique et basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture.
• L'identité de l'acheteur et du vendeur
• Pour les factures d'un montant HT supérieur à 150€, le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et du client
• La désignation du produit ou de la prestation et le détail de chaque prestation et produit fourni avec les prix de vente
• Le taux de TVA légalement applicable et les éventuelles réductions ou majoration de prix
• La somme totale à payer hors taxe et taxes comprises

Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site du service public.

C'est pour toutes ces contraintes qu'il est fortement recommandé d'utiliser un logiciel de facturation. Un logiciel de facturation comme KPulse vous propose des modèles de facture tout prêt qu'il vous suffit de remplir avec vos données. Ainsi vous ne risquez pas d'oublier d'élément obligatoire et vous avez la garantis que votre facture est valide.

Soigner l'apparence des factures

L'apparence de votre facture est importante! Une fois que toutes les données nécessaires ont bien été remplies, il faut s'assurer que la facture que vous allez envoyer au client donne une image professionnelle de votre entreprise.

• Pensez à insérer votre logo dans l'entête de la facture pour que vos factures soient reconnaissables
• La structure de votre document doit être claire, il faut pouvoir identifier en un coup d'œil l'entête avec les informations de facturation et le corps de la facture contenant les produits ou prestations réalisés et le prix total doit être bien visible
• Choisissez une mise en page sobre, simple, qui reflète votre sérieux

Avec le logiciel de facturation KPulse vous pouvez sélectionner votre logo afin qu'il soit inséré automatiquement dans toutes vos factures. Vous avez ensuite la possibilité de choisir l'apparence de vos factures parmi plusieurs modèles proposés.

Envoyez vos factures par email

Envoyer ses factures par courrier prend du temps et a un coût. En envoyant vos factures par emails vous gagnez du temps et vous en faites gagner à vos clients!

KPulse vous permet d'envoyer vos factures par email en un click. Un message pré-remplie vous sera proposé, il sera possible de le personaliser et de choisir un ensemble de destinataires.

Ajouter des conditions à vos factures

Lorsque vous créez une facture à destination d'un client, vous avez parfois besoin de spécifier des conditions particulières ou tout simplement vos conditions générales de ventes. Elles sont facultatives sur la facture mais nous recommandons fortement de les mettre. Elles servent par exemple à rappeler au client les pénalités dues en cas de retard de règlement.

Dans KPulse il est possible de configurer des conditions générales de ventes et de les inclure ou non dans chaque facture. Pour cela il est possible d'utiliser une information textuelle ou un PDF. Il est également possible de configurer des conditions particulières pour une facture spécifique.

Utiliser un logiciel spécialisé

Faites vos factures avec un logiciel spécialisé ! C'est le meilleur moyen de garantir la validité de tous vos documents.

Les entreprises ont l'obligation de conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de leur activité pendant certaines durées minimales. Avec un logiciel de gestion commerciale il est facile de conserver un grand nombre de document de vente (devis, factures, bons de commande, bons de livraison) et de les retrouver très rapidement. Certains logiciels permettent d'archiver des documents et d'en faire des sauvegardes. Tout le temps qu'un logiciel de gestion vous fait gagner, c'est du temps en plus pour développer votre activité.