Face à la pandémie mondiale du coronavirus, de nombreuses entreprises ont dû réfléchir à une nouvelle façon de travailler : le télétravail. Si le recours au télétravail était déjà présent pour certaines entreprises, il est aujourd’hui encore plus fréquent dans le monde. Depuis quelques années, de multiples outils se sont développés pour aider les professionnels à rester productifs de chez eux ou en dehors de leur lieu de travail. Parmi toutes les applications proposées aux entreprises, il peut être difficile de s’y repérer. Quelles sont donc les outils qui permettent de travailler à distance tout en restant productif ? Découvrez dans ce guide les outils indispensables à utiliser en télétravail classés selon vos besoins (visioconférence, messagerie, gestion de projet, écriture collaborative et stockage en ligne).
Pas le temps de lire ? Nous avons résumé cet article en vidéo.
Les outils de visioconférence
Vous souhaitez animer une réunion et communiquer avec votre équipe à distance ? Nous vous conseillons d’utiliser une application de visioconférence pour échanger avec vos collègues de chez vous ou à distance. De nombreuses applications de visioconférence se sont développées suite à l’essor que connaît le télétravail. En visioconférence, vous pouvez accueillir de nombreux participants, partager vos écrans, écrire des notes, mettre des arrière-plans et enregistrer vos réunions. Pour vous guider dans votre choix, nous vous proposons un comparatif des trois applications de visioconférences les plus utilisées à l’heure actuelle.
Zoom
Zoom est un outil de visioconférence et de messagerie accessible partout dans le monde et sur tous les appareils. Il est disponible sur le web, en application mobile et en application PC. Cet outil propose plusieurs fonctionnalités : la possibilité de partager plusieurs écrans simultanément, le chat et la synchronisation des agendas depuis Outlook, Gmail ou iCal.
Avantages :
- Outil facile à utiliser et simple. L’administrateur de la réunion partage le lien aux participants de la réunion.
- Réunion sécurisée avec une protection par mot de passe. L’administrateur de la réunion accepte par la suite le participant.
- Accueille jusqu’à 100 participants dans la version gratuite et peut accueillir jusqu’à 1000 participants avec la version payante.
- Synchronisation des réunions avec votre agenda
- Mis à disposition d’un tableau blanc interactif pour écrire, faire des schémas ou faire des exercices (version payante).
Inconvénients :
- Réunion en groupe de 40 minutes maximum dans la version gratuite
- Utilisation de la version payante pour profiter de toutes les fonctionnalités
Microsoft Teams
Microsoft Teams est une application de visioconférence et de téléphonie intégrée à Office 365. Elle met en avant son outil de collaboration en proposant des fonctionnalités permettant d’échanger différents types de contenus avec vos collaborateurs. Vous pouvez également mener des conversations privées et des réunions de maximum 60 minutes dans la version gratuite.
Avantages :
- L’application est intégrée dans Office 365 donc si vous ou votre entreprise avez déjà un abonnement à la suite Office, vous accéderez à Microsoft Teams sans frais supplémentaires. En possédant Microsoft 365, vous pouvez utiliser OneDrive pour consulter vos fichiers et vous pouvez également créer ou partager des documents Word, Excel, PowerPoint directement sur Teams sans changer d’application.
- Accueille jusqu’à 100 participants dans la version gratuite et peut accueillir jusqu’à 300 participants avec la version payante
- Chat disponible pour mener des conversations rapides et dynamiques avec ajout de GIF dans les conversations. Vous pouvez partager des fichiers dans le chat ou planifier des réunions sans quitter le chat.
- Possibilité d’écrire des notes
- Possibilité de mettre des sous-titres en direct
- Mode ensemble qui réunit virtuellement les participants dans la même pièce qui donne une impression d’être assis tous ensemble
Inconvénients :
- La création de fichiers sur les applications de bureau en passant par Teams est moins rapide que lorsque l’on y accède directement par les applications ordinatrices.
- Prise en main compliquée due aux nombreuses fonctionnalités
- La version online ne prend en charge qu’une partie des fonctionnalités et n’est pas compatible avec tous les navigateurs
Google Meet
Google Meet (anciennement Google Hangouts Meet) est une plateforme collaborative de visioconférence gratuite (pour une durée de 1 heure et 100 participants maximum) accessible à tous et adaptée aux entreprises. Cet outil propose des visioconférences sécurisées grâce aux données chiffrées pendant leur transfert. L’application garantit une série de mesures de lutte contre les abus, activée par défaut.
Avantages :
- Accès à tous les services Google professionnels (Meet, Gmail, Drive…) avec un compte payant professionnel sur Google Workspace.
- Prise en main facile
- Accueille de 100 à 250 participants
- Synchronisation Google Agenda
- Durée de 24h maximum pour les réunions
- Fonctionne sans Wi-Fi ni données mobiles en inscrivant le numéro de téléphone associé à la réunion
- Sessions en petits groupes pour répartir les participants durant les appels vidéos
- Création de sondages
- Suppression du bruit en filtrant le bruit de fond pour limiter les distractions lors d’un appel
- Tableau blanc interactif
Inconvénients :
- L’hôte de la réunion doit avoir un compte Google
Les outils de messagerie
La communication en entrepriseest essentielle pour améliorer sa productivité mais lorsque que l’on se retrouve en situation de télétravail, on pourrait penser qu’échanger avec ses collaborateurs est bien plus complexe. De nombreuses personnes en télétravail ne souhaitent pas envoyer des mails pour des petites questions ou pour discuter rapidement. Il est donc primordial d’utiliser d’autres outils. Parmi les outils qui vont vous faciliter la vie en télétravail nous vous conseillons d’utiliser une application de messagerie.
Slack
Slack est un des outils de chat les plus connus. Cet outil est simple d’utilisation et facile à prendre en main. Son interface est attrayante. Elle fonctionne avec des canaux qui représente des projets ou par exemple des équipes. Chaque utilisateur crée un profil et peut ensuite envoyer un message (texte, image, fichier, émoji, gif) dans le chat.
Avantages :
- Permet de communiquer de plusieurs façons : sous forme de canaux avec plusieurs personnes ou en discussion privée.
- Possibilité d’intégrer des logiciels directement sur la plateforme (Drive, Outlook, Teams, Zoom, Jira…). Plus de 2 200 services sont proposés.
- Partage de différents contenus
- Appels audio et vidéo
- Possibilité de collaborer avec des équipes externes en regroupant les conversations au même endroit. Elles ne sont plus isolées dans des e-mails séparés.
Inconvénients :
- La multitude de canaux peut amener à une baisse de productivité. Plus vous aurez de canaux plus vous aurez des notifications de messages et plus vous perdrez du temps à suivre le fil de chaque conversation. On ne peut pas bloquer une conversation ou la mettre en pause.
Fleep
Fleep est une application de messagerie proposant également des outils vidéos et de collaboration. Cet outil peut être utilisé par des équipes, des groupes de projets pour échanger sur différents sujets. L’application est limitée à une discussion avec une seule personne dans sa version gratuite.
Avantages :
- Fleep se distingue par la possibilité de communiquer via cet outil sans avoir besoin de créer un compte. Il suffit juste d’ajouter des collaborateurs ou clients à votre conversation.
- Envoi et réception d’e-mail via l’application
- Stockage et partage de fichiers
Inconvénients :
- La conversation avec plusieurs personnes n’est disponible que dans la version payante. Pour une entreprise, il faut donc prendre un abonnement.
Les outils de gestion de projet
Lorsque l’on travaille à distance et que l’on doit intervenir sur plusieurs projets en parallèle avec plusieurs intervenants et des délais à respecter, il est conseillé d’utiliser des outils de gestion de projet pour mieux s’organiser. Ces outils vont vous proposer de gérer vos tâches associées à chaque projet et vont aussi vous proposer de nombreuses fonctionnalités pour être productif et efficace.
Jira Software
Jira Software est un logiciel développé par la société Atlassian proposant de la gestion de projet agile pour aider les entreprises à gérer leur travail. Il est possible de planifier son travail et d’organiser ses tâches (sous forme de tickets).
Avantages :
- Outil complet
- Interface du tableau de bord intuitive qui permet d’avoir une vision globale
- Création de rapports grâce aux templates proposés
- Création de feuilles de route
- Hiérarchie des tickets par glissé déposé
- Configuration des tâches en bugs pour prioriser le travail
- Connexion avec des outils externes
Inconvénients :
- Application complexe à prendre en main et difficile à maîtriser
- Limité à 10 utilisateurs en version gratuite
Trello
Trello est un outil collaboratif de gestion de projet simple et intuitif. Il vous permet de gérer des projets et organiser des tâches grâce à une disposition de tableaux, de listes et de cartes. L’ergonomie de la gestion des tâches est simple et repose sur un système de To Do, Doing et Done (à faire, en cours et fait) inspirée de la méthode Kanban.
Avantages :
- Simple d’utilisation et interface intuitive
- La version gratuite propose beaucoup de fonctionnalités
- Système de notification
- Création de feuilles de routes
- Connexion avec des outils externes
Inconvénients :
- Logiciel axé plus sur la gestion de tâches que de projets
- Ne convient pas pour des projets volumineux
Les outils d'écriture collaborative
Qu’est-ce que l’écriture collaborative ? L’écriture collaborative est le fait de rédiger à plusieurs sur un même document. Vous pouvez écrire, commenter et modifier les lignes du document. Ces outils d’écriture collaborative sont indispensables dans le cas où vous souhaitez rédiger un même document avec plusieurs collaborateurs et que vous souhaitez connaître les lignes modifiées ainsi que les personnes associées à ces modifications. Ces outils gratuits ont aussi pour avantage de pouvoir accéder aux documents de partout même sans connexion internet en possédant l’application.
Google Doc
Google Doc est un outil de création et d’édition de documents en ligne. Vous pouvez réaliser une mise en page comme vous le souhaitez et choisir parmi une multitude de polices et autres options de texte.
Avantages :
- Interface simple à utiliser et intuitive
- Stockage des documents sur le cloud
- Mode hors-ligne
- Enregistrement automatique des documents
- Compatible avec Word
- Enregistrement des document en plusieurs formats (pdf,docx…)
- Fonction de recherche d’images, de citations et d’extraits directement dans l’application
- Possibilité d’ajouter des extensions supplémentaires
Inconvénients :
- Limite de stockage dans Google Drive donc les images et illustrations ne doivent pas être lourdes
- Confidentialité des données
Zoho Writer
Zoho writer est un logiciel de traitement de texte de collaboration en temps réel pour les professionnels. Il vous permet de créer, d’éditer, de réviser et de publier vos documents.
Avantages :
- Assistance d’écriture intelligent pour la grammaire, la lisibilité et les suggestions de style
- Outil de révision performant avec suivi des modifications et ajout de commentaires
- Intégration des documents sur WordPress
- Automatisation des documents
- Compatible avec Word
- Signature numérique
- Mode hors-ligne
- Chat
Inconvénients :
- Pas de répertoire de documents pour organiser les fichiers
Les outils de stockage de fichiers en ligne
Vous travaillez avec votre équipe sur un projet et souhaitez que tout le monde puisse y accéder facilement ? Optez pour un service de stockage en ligne. Cela vous évitera de perdre du temps à envoyer vos documents à tous vos collègues et avec cet outil plus besoin d’avoir plusieurs disques durs. Cet outil vous sera très utile si vous êtes en télétravail et que vous n’avez pas de disque dur commun sur votre ordinateur.
Google Drive
Google Drive st un outil en ligne vous permettant de posséder un espace de travail et de stockage en ligne sur le cloud. Il s’agit d’un service très complet. L’intérêt de posséder un compte Google et d’utiliser les autres outils de bureautique gratuit comme Google Doc (cité précédemment) pour gérer et transférer les fichiers entre chaque service.
Avantages :
- 15 Go de stockage gratuitement (partagé avec les autres services Google) et peut contenir jusqu’à 30 To de stockage dans la version payante
- Outils de collaboration
- Intelligence artificielle pour la fonction de recherche afin de prédire ce que l’on souhaite
- Automatisation des documents
- Intégration avec d’autres outils (Adobe, Atlassian…)
Inconvénients :
- Confidentialité des données
Dropbox
Dropbox est un service de stockage en ligne qui centralise vos fichiers, vos contenus cloud et vos raccourcis web. Le compte gratuit vous permet de disposer de 2 Go de stockage extensible à 2 To de stockage ou plus.
Avantages :
- Outil complet
- Stockage et synchronisation des mots de passe
- Récupération de fichiers perdus
- Intégration avec d’autres outils (Adobe, Office…)
- Sécurité pour accéder aux documents
Inconvénients :
- Espace de stockage faible dans la version gratuite
- Localisation des centres de données aux Etats-Unis
Grâce à tous ces outils présentés, restez efficace et organisé même à l’autre bout du monde. Il ne vous reste plus qu’à télécharger ces outils et à travailler !
