Le système de GED : un outil essentiel à l'heure de la transformation digitale

Si votre bureau, ou celui de vos collègues ou de vos collaborateurs, est encore enseveli sous un nombre incalculable de feuilles de papier, à l'heure de la transformation numérique, il est peut-être temps d'en apprendre un peu plus sur ce que peut faire pour vous et pour votre entreprise la gestion électronique des documents (GED), un système d'information efficace qui a fait ses preuves. Nous vous présentons dans cette rubrique quelques arguments convaincants.

Pas le temps de lire ? Découvrez l'essentiel sur la GED en 1 minute

La gestion électronique des documents : qu'en est-il ?

Pour rappel, la GED se définit comme étant un système informatisé qui regroupe l'ensemble des techniques permettant de gérer les flux de documents entrants, sortants ou circulant au sein d'une firme. Ce système participe à un processus collaboratif et d’échanges d’informations.

Cet outil prend en charge diverses opérations de gestion de documents, comme leur création, leur archivage/stockage, leur classement, leur indexation, leur recherche et leur contrôle.

Les incitatifs pour l'adoption d'une GED

Comme vous l'aurez sans doute deviné, la raison première qui motive bon nombre d'entreprises à implanter un système de gestion électronique documentaire et à mettre un terme ou à tout le moins à réduire l'avalanche de papier utilisé au quotidien, c'est le coût d'impression. Au fil des ans, la dimension écoresponsable a pris de plus en plus d'ampleur et est venue s'ajouter à ce premier incitatif.

La dématérialisation des documents à l'aide d'un outil collaboratif de gestion documentaire fait aujourd'hui partie de tout plan de gestion d'entreprise qui vise rentabilité et efficacité. Cette nouvelle stratégie continue jour après jour de démontrer sa capacité à jouer un rôle positif et déterminant en matière de traitement des documents et de gestion des données.

La GED : plusieurs atouts jouent en sa faveur

Voici quelques-uns des bénéfices rattachés à la mise en place d'un système de GED.

Productivité accrue due à la réduction du temps de recherche

Afin d'optimiser le rendement des employés, la simplification de la gestion des contenus est indispensable. Pour ce faire, il est nécessaire de réduire le temps de recherche de l'information (le temps de recherche d'un document entraîne des coûts beaucoup plus élevés que sa production). Or, l'utilisation d'un logiciel de GED rend cette information plus facilement accessible grâce aux fonctions de recherche et de navigation que comporte l'outil, qui s'apparentent à celles de Google. Les longues heures consacrées à la recherche de documents, la lourdeur des processus en ce qui concerne notamment le partage de fichier et les délais d'attente font place à une efficacité et à une rapidité accrues. Il a été démontré que le recours à une solution de GED peut augmenter de 20 % l'efficacité en entreprise et une réduction des coûts de l'ordre de 30 % peut être observée.

Bonification du service à la clientèle

Cette optimisation du rendement des employés se répercute sur le service client. Le système de GED permet aux clients d'une entreprise d'accéder de manière rapide, efficace et en toute confidentialité aux documents qui les concernent. Ils ont tout loisir de consulter les informations dont ils ont besoin, au moment et à l'endroit où ils le souhaitent. Qui plus est, ils peuvent tout faire en ligne, comme télécharger la documentation qui leur est utile, remplir des formulaires, téléverser des pièces justificatives...

La gestion documentaire électronique a comme autre avantage pour les clients une circulation plus fluide de l'information entre eux et l'entreprise avec laquelle ils font affaires. Le traitement, la validation et la transmission des documents sont accélérés, offrant aux employés une plus grande réactivité et conséquemment, un taux de satisfaction plus élevé de la part de la clientèle. Bref, la solution de GED fait gagner du temps à tout le monde et rend le travail beaucoup plus fonctionnel.

Optimisation de la communication interne

Ce n'est pas seulement le transfert fluide de l'information de l'entreprise à la clientèle que cet excellent outil collaboratif qu'est le logiciel de GED permet mais il facilite également la communication interne en réduisant le flux d'information imprimée que reçoit quotidiennement chaque collaborateur des différents services. Ils ont ainsi l'assurance que partout et à tout moment, ils ont accès, lors du partage de fichier, à un document mis à jour en temps réel par l'ensemble des collègues de façon simultanée. C'est un système qui a le mérite, en plus de faire gagner du temps, de restreindre les frustrations.

Gestion de la sécurité

Lorsqu'il est question de gestion documentaire ou de gestion des données, la sécurité sans faille de l'information doit être garantie. Grâce à la GED, les risques reliés à la perte, à la détérioration, aux malveillances, aux oublis de sauvegarde, à l'accès non autorisé aux documents causant des bris de confidentialité sont réduits au maximum. Toute action est contrôlée et enregistrée dans un journal d'activité.

Au terme du cycle de leur vie, une opération archivage des documents peut être enclenchée. Les documents peuvent alors être archivés au sein d'un système SAE (archivage des documents électronique). À l'aide de cet outil, les documents sont correctement protégés, tout en demeurant facilement accessibles.

Amélioration et contrôle de la qualité

La pleine maîtrise de l'information et des processus documentaires favorisée par un logiciel de GED rend possibles l'amélioration et un meilleur contrôle de la qualité de l'information qui circule au sein d'une entreprise. Avec un tel outil, on obtient l'assurance que chaque document est disponible en un seul exemplaire (adieu doublons et triplons) afin d'éviter toute confusion. La gestion des versions ne constitue plus un casse-tête, celles-ci sont sauvegardées dans l'historique des modifications. Terminé aussi le classement et le nommage aléatoires, les documents peuvent être organisés pour répondre à une charte réglementée afin d'accroître la fiabilité, la lisibilité et l'exploitabilité des informations. Un journal d'activité offre en outre un audit pour le contrôle de la qualité.

Réduction des coûts

La mise en application d'une solution de GED permet une réduction des coûts à plusieurs égards. Puisqu'une version numérique est désormais disponible, nul besoin d'imprimer les documents (limitation de la consommation d'encre et de papier). De plus, les armoires et classeurs pour contenir les documents ou pour leur archivage n'étant plus nécessaires (ou presque), il y a réduction de l'espace de stockage ainsi que des coûts itinérants. La GED est rentable par ailleurs en ce qui concerne le temps de productivité, le traitement des tâches sans valeur ajoutée étant automatisé et le taux d'erreurs moindre.

Écoresponsabilité

Un logiciel de GED constitue une véritable solution en ce qui a trait au zéro papier. Puisque la diminution de l'impact de leur consommation sur l'environnement est aujourd'hui un enjeu majeur pour les entreprises françaises et ailleurs dans le monde, la GED apparaît comme la formule qui s'harmonise le mieux avec une stratégie d'entreprise plus verte et une image de marque plus forte.

Pour terminer, force est de constater que grâce aux nombreux avantages que ce procédé offre aux sociétés qui décident de le mettre en place, la gestion électronique des documents connaît une popularité grandissante et pour cause. Convenablement orchestré, ce système devient rapidement profitable à tous ses utilisateurs et incontournable pour une saine gestion d'entreprise. Le retour sur investissement (ROI) d’un projet de gestion électronique documentaire habilement mené est souvent très rapide.