Nombreuses sont les entreprises ayant une gestion optimale de leur comptabilité et de leur activité, notamment grâce à l'aide d'outils numériques toujours plus perfectionnés tels que les ERP, les CRM ou autre logiciel de gestion et de facturation. Toutefois, il subsiste encore des entreprises qui n'osent passer le pas du numérique, et au sein desquelles la comptabilité n'est pas forcément tenue rigoureusement. Nous vous expliquons ici en quoi consiste la logique comptable.
Les bases de la logique comptable
La comptabilité, est une discipline indispensable aux entreprises permettant de recueillir et saisir toutes les opérations financières réalisées par l'entreprise. In fine, et comme son nom l'indique, elle permet de compter les flux positifs et les flux négatifs. Elle donne la situation économique de l'entreprise, permet de comparer et de croiser les données avec d'autres périodes ou sociétés, et vous pousse à prendre des décisions. Mais au fait, comment fonctionne la logique comptable ?
Basée sur les flux, la comptabilité désigne, selon le Larousse, un instrument de connaissance des phénomènes économiques de l'entreprise et la tenue des comptes, l'enregistrement et le classement des mouvements de valeur impliqués par une activité économique. Pour faire simple, elle enregistre vos flux, qu'ils soient positifs ou négatifs, et permet d'en sortir des soldes.
Comprenons déjà la notion de flux, pour ensuite aborder la notion de classification. Les flux sont de nature différente, pouvant être à la fois des flux financiers ou monétaires tout autant que des flux physiques. Aussi, ils peuvent être des flux entrants ou des flux sortants.
- Du côté des flux physiques, une entrée signifie une réception de marchandise, quand une sortie signifie une vente de marchandise.
- Coté flux financiers, un flux entrant est une rentrée d'argent, soit un encaissement, quand un flux sortant concerne un décaissement, soit une perte d'argent.
Ces deux types de flux vous aideront à comprendre l'une des caractéristiques de base de la comptabilité, qui est souvent incomprise, la logique "partie double". Cette logique signifie que les opérations vont toujours être comptabilisées dans deux sens, ceci permettant de contrebalancer, d'équilibrer les comptes et d'arriver à ce que l'on appelle "l'équilibre zéro". Cela désigne le fait que la structure comptable, puisqu'elle va s'équilibrer par deux écritures comptables lors de chaque opération, va être à zéro en permanence.
A titre d'exemple, lorsque vous achetez de la marchandise, deux flux vont intervenir, et donc deux écritures comptables.
- Un flux physique (réception de marchandise en provenance du fournisseur), contrebalancé par un flux financier (décaissement, correspondant au paiement de ces marchandises à votre fournisseur). A la fin de cette opération, votre structure comptable restera équilibrée mais sa répartition aura changé.
Autre élément d'importance. Les opérations que vous réalisez peuvent influer à la fois sur le patrimoine de l'entreprise ou bien sur son activité. On appelle cela la destination des flux. Des flux qui concernent le matériel, la trésorerie, les terrains et bâtiments désigneront des flux patrimoniaux. Les flux qui concernent l'achat ou la vente de marchandises et matières premières, le paiement des charges courantes seront liées directement à l'activité.
A titre d'exemple, l'achat d'une machine pour 50 000€ sera considéré comme un flux intra patrimonial, puisqu'il concerna uniquement des éléments de l'actif du bilan : vous obtiendrez une machine, mais vous décaisserez 50 000€ de votre trésorerie. Votre patrimoine restera inchangé, sa structure elle sera différente. Il sera constitué de 50 000€ de moins mais d'une machine en plus.
Règle d’or en matière comptable : un flux qui affecte le patrimoine se retrouve au bilan, quand un flux qui affecte l’activité se retrouve au compte de résultat. Nous reviendrons ensuite sur ces deux notions.
En considérant chaque opération de cette manière, nous comprenons que chaque flux aura une destination précise, et qu'il permet de mieux appréhender le fonctionnement d'une entreprise.
Comment classer les différents éléments comptables ?
Une fois la logique des flux entendue, concentrons-nous sur la logique de classe.
Le Plan Comptable Général a dessiné une nomenclature pour classer les différents éléments comptables en fonction de leur nature. 7 comptes sont recensés :
- Le compte 1 concerne les capitaux propres et les dettes financières à long terme. Les capitaux propres sont les ressources propres de l'entreprise, quand sa dette concerne son endettement auprès d'établissements bancaires.
- Le compte 2 concerne les immobilisations, c'est-à-dire les outils achetés pour être utilisés plusieurs mois ou années.
- Le compte 3 relate les stocks de marchandises ou de matières premières de la société.
- Le compte 4 s'occupe des comptes de tiers, avec les créances ou dettes envers les fournisseurs, clients, URSAFF, salariés, ou autres associés.
- Le compte 5 recense les éléments de trésorerie (cash, valeurs mobilières de placement...).
- Le compte 6 permet d'appréhender les charges de l'entreprise (achats de marchandises, charges courantes, salaires, assurance, intérêts...).
- Le compte 7 gère les produits de l'entreprise, c'est-à-dire les ressources acquises par l'entreprise de façon définitive (principalement les ventes, soit le chiffre d'affaires).
Tous ces comptes permettent de gérer de manière fluide la comptabilité d’une entreprise, et d’identifier les tensions financières lorsqu’elles se présentent.
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Les états financiers
Enfin, afin de mieux se représenter la logique comptable en entreprise, nous allons discuter des états financiers, construits grâce à la tenue de la comptabilité.
Ces états financiers sont le bilan, le compte de résultat, ainsi que les tableaux de flux de trésorerie.
Le bilan
Le bilan concentre les comptes de 1 à 5 du PCG. Il permet une distinction entre actif (ce que possède l'entreprise) et le passif (ses ressources). Le bilan est une photographie de la situation de l'entreprise à un moment précis, permettant notamment d'évaluer la structure financière de son entreprise, sa santé à long terme, et d'en donner une estimation relative (approche patrimoniale).
Le compte de résultat
Le compte de résultat recense les comptes 6 et 7 du PCG, soit les charges et les produits, sur une période donnée (mois, trimestre, année...). Il permet de juger de la rentabilité d'une entreprise, si elle génère plus de revenus qu'elle ne paie de charges. En entreprise, les services financiers établissent des reporting de gestion basé sur le modèle des comptes de résultat pour suivre leurs résultats quotidiens et mensuels, et s'assurer de l'adéquation avec le budget escompté.
Conclusion
Vous l'aurez compris, la logique comptable, bien que technique, est indispensable pour gérer de manière fluide votre entreprise, pour ne pas omettre des opérations, être en conformité avec les normes en vigueur (chaque entreprise est auditée et certifiée annuellement par des commissaires aux comptes), et ne pas avoir de mauvaises surprises en fin d'exercice comptable.
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