Si dans le cadre de votre activité vous êtes amenés à gérer des stocks, alors vous équiper d’un cadencier de commande peut-être une bonne idée. Un cadencier de commande vous permet en autres de suivre précisément vos stocks. Vous pouvez alors optimiser vos approvisionnements et améliorer la gestion de commande afin de ne pas être ni en rupture de stock ni d’être en sur-stockage.
Qu’est-ce qu’un cadencier de commande plus précisément ? Comment l’utiliser et à quoi sert-il ? On vous explique tout dans cet article !
Qu’est-ce qu’un cadencier de commande ?
Un cadencier de commande est un document de contrôle qui permet de suivre avec précision l’état de stocks de plusieurs produits ou marchandises. Il suit chaque entrées et sorties de stock et mesure le volume de ventes réalisées pour chaque produit.
Toutes ces informations permettent au gestionnaire de stock d’évaluer le stock final de chaque produit. Il connait alors le niveau de stock indispensable pour éviter des ruptures et à contrario, pour éviter un sur-stockage. Il peut ainsi optimiser le réapprovisionnement et savoir précisément à quelles dates les livraisons doivent être passées.
⚠️ Pour une entreprise il n’est jamais très bon d’avoir des ruptures de stock ou bien alors, une surcharge de stock.
D’un côté, des ruptures de stocks peuvent entrainer une baisse de la clientèle car cette dernière est insatisfaite. Cela entraine en conséquence une perte de chiffre d’affaires. Mais par-dessus tout, cela nuit très fortement à l’image de l’entreprise.
D’un autre côté, avoir une surcharge de stock n’est pas bon non plus. Cela représente de l’argent immobilisé mais aussi des charges supplémentaires à assumer (location d’entrepôt, logistique, etc.). Sans compter le risque d’obsolescence des articles qui peut entrainer une perte d’argent.
On comprend donc tout l’intérêt de gérer ses stocks de manière optimale afin de ne pas se retrouver dans aucune des deux situations décrites. Le cadencier de commande permet justement une de bien gérer ses stocks, si bien sûr, il est correctement utilisé.
Comment se présente un cadencier de commande ?
Un cadencier de commande se représente sous la forme d’un tableau qui contient toutes les informations relatives à chaque produit.
On retrouve d’un côté des informations commerciales comme le nom des fournisseurs, la désignation des articles, la référence magasin, la fréquence des commandes et le délai de livraison.
D’un autre côté, on retrouve des informations sur les produits à proprement parler comme le stock disponible, la quantité de commande à effectuer, la quantité réelle livrée et les ventes effectuées (selon un récapitulatif journalier, hebdomadaire ou mensuel), le prix d’achat et de vente ainsi que la date limite de consommation.
Les éléments du cadencier de commande
Dans un cadencier de commande, on va retrouver plusieurs éléments : le stock initial, le stock final, le stock minimum et le stock tampon. Le gestionnaire connait précisément chaque produit selon ces quatre données-là. Si vous souhaitez un petit rappel sur ces quatre notions, je vous invite à lire ce qu’il y a juste en dessous :
- Le stock initial correspond à la quantité de produit qu’il y a en stock au début d’une période donnée.
- Le stock final correspondant à la quantité qu’il reste en stock de ce même produit à la fin de la période. Un cadencier qui recense le stock final de chaque produit peut aider le gestionnaire des stocks à savoir si ces stocks restants sont trop conséquents. Cela peut alors lui permettre d’éviter de faire du sur-stockage et d’avoir un stock dormant (et donc une diminution du chiffre d’affaires).
- Le stock minimum correspond au niveau de stock minimal à maintenir jusqu’aux prochaines livraisons. Le cadencier de commande va vous avertir lorsque les niveaux de stocks sont au plus bas. Cela vous permet de passer commande à temps auprès de vos fournisseurs et d’éviter des ruptures de stocks soudaines.
- Le stock tampon ou stock de sécurité correspond à la quantité de produit qui doit être en stock en cas d’un retard de livraison ou d’une consommation plus importante que d’habitude du produit. Bien utilisé, le cadencier de commande permet justement de maintenir ce stock tampon au bon niveau. C’est en soi une réserve spécifique, en supplément au stock minimum, qui permet de faire face aux aléas et d’éviter ainsi une rupture de stocks le temps que la prochaine livraison soit effective.
Comment utiliser un cadencier de commande ?
Aujourd’hui, un cadencier de commande n’est plus sous format papier mais sous format informatisé. Pour faire l’inventaire des stocks, il n’est donc plus nécessaire de compter chaque produit à la main. En fonctionnant avec un cadencier informatisé, l’inventaire se fait de manière toute autre.
Lorsqu’un produit passe en caisse, un ordinateur enregistre le code barre associé. Le produit est alors automatiquement décrémenté du stock et le cadencier de commande se met automatiquement à jour.
Vous pouvez alors surveiller en temps réel la quantité de marchandises, savoir à la minute près ce qu’il reste en réserve et à la vente, pour ainsi organiser la rotation des stocks en conséquence.
Pourquoi utiliser un cadencier de commande ?
Si vous vendez ou stockez des produits ou marchandises (dans des grandes et moyennes surfaces ou alors dans des points de ventes traditionnels), alors il est capital pour vous de bien gérer vos stocks et de suivre correctement les mouvements de stocks.
Un cadencier de commande permet de mieux tracer chaque marchandise, depuis le moment où la commande a été faite au fournisseur jusqu’au moment de la vente.
Le fait d’avoir une traçabilité aussi précise facilite l’évaluation des stocks. Le cadencier de commande permet ainsi d’inventorier la quantité des marchandises disponibles à la vente et en réserve, les articles réellement livrés, les références à réapprovisionner et les ventes faites par jours, semaines et mois.
De manière générale, le cadencier de commande permet de gérer au mieux les stocks et d’assurer en cela la disponibilité des produits en magasins. Et de votre côté, vous pouvez assurer un service de qualité à vos clients.
👉 Le cadencier de commande est également un véritable atout pour les équipes marketing. Il permet aux équipes de s’organiser et de proposer des offres en fonction des stocks restants. Elles peuvent par exemple initier des campagnes spécifiques selon les produits qui se vendent le mieux.
Elles peuvent aussi organiser des offres promotionnelles pour écouler des articles en priorité, faire des soldes pour les marchandises aux dates de péremption proches, et aussi disposer certains produits davantage en évidence pour susciter plus de ventes.
Pour résumer
Tout ce qu’on a dit jusqu’à présent n’a fait que le confirmer : un cadencier de commande est indispensable pour la gestion des approvisionnements et des stocks. Et ce, peu importe la taille de votre point de vente.
Le cadencier de commande est un véritable outil de gestion qui permet une meilleure optimisation des stocks ainsi qu’une meilleure gestion de commande. Il permet de suivre les mouvements de stocks, d’anticiper les commandes et permet en cela d’accroitre le chiffre d’affaires d’une entreprise.
Néanmoins, pour qu’il soit bien utilisé, le cadencier de commande doit être constamment mis à jour (au risque sinon qu’il comporte des omissions ou des oublis d’enregistrement). D’où tout l’intérêt d’opter pour un cadencier de commande informatisé.
