Bien suivre ses stocks est indispensable pour une entreprise. Des stocks mal gérés peuvent entraîner des ruptures de stocks ou alors un surstockage. Ces deux situations sont évidemment à éviter le plus possible. C’est là qu’intervient alors la fiche de stock.
La fiche de stock permet de recenser et de suivre tous les mouvements de stocks. Autrement dit, elle permet de suivre les entrées et les sorties de chaque marchandise. Une entreprise peut alors passer commande au bon moment et connaitre précisément la valeur de son stock.
Qu’est-ce qu’une fiche de stock plus précisément ? Quel est l’intérêt de suivre les mouvements de stocks ? Et comment faire une fiche de stock ? On vous aide dans cet article à vous familiariser avec la fiche de stock. 😉
Qu’est-ce qu’une fiche de stock ?
Une fiche de stock est un tableau qui fait l’historique des achats et des ventes de chaque produit d’une entreprise. La fiche de stock recense pour chaque produit tous les mouvements de stocks qu’il y a eu. Cela permet de suivre avec précision comment évolue les stocks de chaque marchandise. Une entreprise peut alors commander aux bons moments et gérer ses stocks avec précision.
Avec une fiche de stock, une entreprise peut également connaitre le stock final en fin de période. Elle est alors capable de savoir combien d’articles il reste en stock et quelle est la valeur de ce stock-là.
Quel est l’intérêt de faire une fiche de stock ?
Une fiche de stock permet de gérer ses stocks de manière la plus optimale possible. Elle permet de suivre comment les stocks évoluent, de savoir quand on est sur le point d’atteindre le seuil minimum et donc quand est-ce qu’il nécessaire de passer commande.
Une fiche de stock permet ainsi de connaitre l’état de son stock et évite :
- Soit de faire du sur-stockage. Un trop plein de stock représente un stock dormant et qui peut se détériorer ou se périmer s’il s’agit de denrées alimentaires (ce qui entraine alors une perte de chiffre d’affaires).
- Soit d’être en sous-stockage. Une telle situation peut entrainer des ruptures de stock régulières et affecter négativement l’image de marque d’une entreprise (avec des clients insatisfaits qui s’en vont chez la concurrence).
Un autre intérêt de faire une fiche de stock est que l’on peut calculer le CUMP (coût unitaire moyen pondéré) de chaque produit sur une période. Cela permet de connaitre la valeur du stock. Il peut en effet très vite être difficile d’évaluer les sorties de stocks et donc d’évaluer la valeur du stock final. Les produits sont achetés à des moments différents du mois, dans des quantités et des prix différents. Cela complique forcément l’évaluation des stocks. Et une fiche de stock facilite grandement l’évaluation de la valeur des stocks.
Les données que l’on retrouve sur une fiche de stock peuvent également servir pour prendre des décisions comme : est-ce qu’on continue à produire ? Est-ce qu’on attend que le stock diminue ? Quels produits partent plus vite ?
La fiche de stock permet de guider les choix des responsables d’entrepôt et de prendre les meilleures décisions.
Comment faire une fiche de stock ?
Une fiche de stock peut se faire sur Excel. Pour chaque produit ou marchandise, on va réaliser une fiche contenant un tableau. Avant de remplir le tableau, on précisera la dénomination du produit, la période à laquelle on est, l’état du stock final de la dernière période ainsi que le niveau de stock minimum et maximum.
Ensuite, on va construire un tableau où l’on va retrouver comme colonnes :
- La date
- Le libellé (stock initial, achats, ventes)
- La partie entrées / achats dans laquelle on retrouve : la quantité, le prix unitaire (au coût moyen unitaire pondéré) et la valeur du stock
- La partie sorties / ventes qui comprend : la quantité, le prix unitaire (au coût moyen unitaire pondéré) et la valeur du stock
- L’état du stock final
Pour vous aider à remplir votre fiche de stock, nous vous avons partagé juste après un exemple de fiche de stock.
👉 Assurez-vous de bien tenir à jour votre fiche de stock. C’est le plus important. Sinon, elle ne vous servira pas à grand-chose.
Exemple d’une fiche de stock
Pour mieux comprendre comment faire une fiche de stock, voici un exemple de fiche de stock :
Qui utilise la fiche de stock ?
Une fiche de stock est très souvent tenue par un magasinier qualifié. Les responsables d’entrepôt ou même les responsables commerciaux vont également s’en servir pour suivre les entrées et les sorties de stocks.
👉 De manière générale, une fiche de stock va apporter une aide considérable aux comptables, aux directeurs commerciaux, aux responsables d’entrepôt ainsi qu’aux vendeurs.
Pour résumer
Bien gérer ses stocks et ses flux de marchandises n’est pas chose aisée. Il est important de s’équiper d’outils adéquats pour faciliter le suivi des entrées et des sorties de stock. La fiche de stock permet justement de suivre les mouvements de stocks.
Rien de plus simple pour faire une fiche de stock, vous pouvez vous rendre sur Excel et en éditer une. Mais si vous avez beaucoup de marchandises à suivre, vous pouvez rapidement vous perdre ou vous sentir dépassé. Peut-être est-il temps d’opter pour un logiciel de gestion adapté ? Avec KPulse par exemple, vous pouvez suivre vos mouvements de stocks, automatiser les réapprovisionnements et profiter d’un reporting détaillé sur vos stocks. On vous laisse tester ! 😉
