Comment utiliser notre ressource ?
Vous souhaitez trouver un exemple de note de frais pour votre entreprise ?
Nous vous proposons un modèle de note de frais à remplir sur Excel (calcul automatique) ou à remplir à la main en imprimant la version pdf.
Ce modèle comprend les frais d’hébergement, de repas, de transport en commun et les frais kilométriques. Nous avons également inclus le barème kilométrique applicable aux voitures.
Pour calculer les frais kilométriques sur le fichier Excel, renseignez la puissance fiscale de votre voiture et le nombre de km parcourus. Le coefficient d’indemnités kilométriques se remplira automatiquement ainsi que le calcul des frais kilométriques.
Ce modèle est personnalisable. Vous pouvez l’adapter aux couleurs de votre entreprise et changer le nom des colonnes en fonction de vos catégories de frais. Il s’agit ici des frais les plus courants.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Définition d’une note de frais : Une note de frais est un document (format papier ou numérique) qui permet à un salarié de se faire rembourser ses frais professionnels par son entreprise. Ils sont remboursés obligatoirement par l’employeur.
Comment faire une note de frais ?
La loi n’indique pas de forme particulière pour la note de frais. L’entreprise est libre de choisir le support qu’elle souhaite.
Votre note de frais doit cependant comporter certaines mentions telles que :
- le nom du salarié
- le responsable du salarié qui validera la note de frais
- le descriptif des dépenses
- le montant de chaque dépense
- la date de chaque dépense
Ces notes de frais doivent être détaillées et toujours accompagnées de justificatifs pour la comptabilité de l’entreprise.
Ces frais peuvent concerner le repas, le logement, le déplacement, le télétravail ou l’achat de fournitures de bureau.
Comment sont calculés les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques ou les indemnités kilométriques sont des allocations versées par l’employeur suite à l’utilisation du véhicule personnel du salarié pour son activité professionnelle.
Les frais kilométriques sont calculés en fonction du barème kilométrique en vigueur.
Ces barèmes sont calculés selon :
- la puissance du véhicule
- le nombre de km parcourus
Le barème prend aussi en compte la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation d’assurance et les primes d’assurances.
Modèle de note de frais :
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