Les meilleurs outils de travail collaboratif pour votre entreprise

Qu'est-ce qu'un outil de travail collaboratif ?

Un outil de travail collaboratif est un outil qui permet de simplifier et d'améliorer la collaboration entre les employés et collaborateurs d'une même entreprise. La collaboration consiste à travailler ensemble dans un but commun et autour de tâches partagées. Les outils de collaboration facilitent ainsi le partage des connaissances et la transmission des informations. De ce fait, il permet d'accroitre la productivité des équipes, de résoudre plus rapidement et facilement les problèmes rencontrés au sein des équipes de travail, et de booster la motivation et la créativité des salariés.

Quel est l'objectif d'un outil de travail collaboratif ?

Un outil collaboratif a pour objectif d'améliorer les process de travail et de centraliser sur une unique plateforme toutes les informations clés d'une entreprise. Ces informations peuvent être relatives à la planification, à l'organisation, à la documentation ou encore à la gestion de projet. Ainsi, cela permet à tous les employés d'une entreprise d'être beaucoup plus productifs et confortables dans leur manière de travailler.

Quels sont les différents outils de travail collaboratif ?

Les outils collaboratifs pour communiquer et échanger de l'information : ces outils peuvent permettre de partager des agendas ou de créer un calendrier commun, de transmettre des documents et partager du contenu informatif ou encore de communiquer en temps réel via des messageries instantanées.
Les outils collaboratifs pour suivre et organiser des projets : ces outils permettent de centraliser toutes les informations relatives à un projet. Cela permet ainsi de gagner en efficacité et en productivité et d'acquérir plus de souplesse dans le suivi et la réalisation des projets. Travailler avec ce genre d'outils permet de réduire considérablement le nombre d'emails superflus pour s'entendre sur le projet. Chacun sait précisément ce qu'il doit faire et à quel moment. Ces outils facilitent la planification et offrent une visualisation claire du projet. Les managers peuvent ainsi mieux organiser le travail et répartir intelligemment les ressources.
Les outils collaboratifs pour produire des documents ou animer des réflexions : ces outils facilitent le travail simultané sur un même document (document texte, tableur ou présentation). Ils permettent de regrouper en un seul endroit différents types de contenus. Vous pouvez même définir des droits d'accès individuels afin de décider si vous voulez que vos collaborateurs puissent voir ou modifier les documents. Avec ces outils, vous pouvez aussi facilement retrouver des fichiers importants et y avoir accès à tout moment. En réunion, ces outils conviennent aussi très bien pour le mind mapping et pour optimiser la réflexion en groupe et la recherche d'idées créatives. Ce genre d'outils peuvent ainsi encourager à partager les idées et à participer de manière plus active à un projet.

Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en entreprise ?

Utiliser des outils collaboratifs dans votre entreprise peut vous être bénéfique pour plusieurs raisons. Cela peut vous permettre :

D'être plus productif. Travailler avec des outils collaboratifs permet d’accroitre l'autonomie des employés. Ils prennent alors plus facilement des initiatives. En proposant aux employés des outils collaboratifs, les entreprises prônent alors une culture de collaboration qui donne envie aux salariés de se dépasser dans leur travail. Et c'est leur motivation est qui est positivement impactée. Les collaborateurs sont boostés et beaucoup plus créatifs. Une émulation de groupe se crée. Les talents s'associent mieux. Et l'entreprise bénéficie de toutes les ressources et compétences d'une équipe. Les projets de groupe sont ainsi mieux pensés, plus originaux et mieux menés.
De plus, travailler avec des outils collaboratifs permet d'éviter de nombreuses mésaventures comme ne plus retrouver des fichiers ou des messages, ne plus parvenir à ouvrir un document, ne plus retrouver des sauvegardes ou remarquer que des modifications n'ont pas été prises en compte. Tout ça n'a plus lieu d'être avec un outil collaboratif qui vous assure que tous les fichiers sont présents et que toutes les modifications ont été prises en compte.
D'accélérer la prise de décision. Les outils collaboratifs permettent de gérer un projet plus rapidement. Les employés peuvent échanger en temps réel des informations sans devoir nécessairement être tous au même endroit. Avec les outils d'écriture collaborative, les collaborateurs peuvent consulter et modifier des documents depuis n'importe où.
Tous ces échanges facilitent l'émergence d'idées, le travail personnel et d'équipe et simplifie alors beaucoup la prise de décision.
De fédérer les équipes. Les outils collaboratifs facilitent la fédération et collaboration des équipes, notamment lorsque les personnes ne travaillent pas sur le même site ou à distance. Les outils collaboratifs améliorent la cohésion et le sentiment d'appartenance des employés à l'entreprise. Ils permettent en fait de créer un espace commun qui facilite l’échange entre les équipes. Les outils collaboratifs apparaissent donc comme de très bons vecteurs pour renforcer les équipes et les rassembler autour d'un objectif commun.
D'améliorer le travail à distance. Ces derniers temps, le travail à distance (télétravail partiel ou non, déplacements professionnels, le nomadisme, etc.) s'est beaucoup développé. Les employés sont 4 fois plus nombreux à travailler en mobilité qu'il y a dix ans de ça. Mais à distance, il devient vite difficile de suivre l'avancement des projets, de savoir qui est chargé de quoi et quelles sont les tâches en-cours et celles prioritaires. Dans cette dynamique assez nouvelle, les outils collaboratifs deviennent alors indispensables. Ils permettent de centraliser toutes les informations d'un projet et de les rendre accessible pour tout le monde au sein de l'entreprise. Les équipes peuvent ainsi communiquer et collaborer n'importe quand, n'importe où, et ce, via de nombreux outils comme par exemple, des outils de messagerie.

Comment développer le travail en mode collaboratif en entreprise ?

Collaborer peut être très profitable pour une entreprise. Mais comment développer le travail collaboratif et quelles actions mettre en place ?

Il existe de nombreux piliers sur lesquels vous allez pouvoir, en tant que manager, favoriser la collaboration. Vous pouvez notamment essayer de :

Favoriser la circulation et l'échange de l'information : vous pouvez par exemple promouvoir la transparence en partageant toutes les informations. Et vous pouvez alors vous aider d'outils collaboratifs. Vous pouvez aussi encourager tout le monde à s'exprimer. Encore une fois un outils collaboratif peut aider, notamment pour pousser les plus timides à s'exprimer. Éradiquez également les silos d'informations, c'est-à-dire, les groupes qui ne communiquent pas assez et qui ne partagent pas assez optimalement l'information avec d'autres groupes. Comme silos d'informations, on peut également citer comme exemple typique les boites mails qui constituent une grande source d'informations non partagée.
Mettre le collectif au cœur de votre stratégie : valorisez la performance collective en mettant en place des récompenses collectives (comme une prime) pour ainsi récompenser les efforts collectifs. Aussi, simplifiez la mobilité interne en favorisant le changement de poste ou d'équipe pour se nourrir d'autres modes de fonctionnement et de manière de penser.
Inspirer une atmosphère de collaboration : le plus important est que vous parveniez à instaurer une atmosphère de collaboration. Pour vous aidez dans cette tâche, adoptez davantage l'utilisation d'outils collaboratifs. Cela vous permettra de favoriser les échanges via une messagerie instantanée plutôt par e-mails, de partager l'ensemble de la documentation sur un répertoire commun mais aussi de travailler en temps réel sur des documents en ligne.

Favoriser la collaboration passe également par l'environnement de travail que vous offrez à vos employés. Essayez ainsi de proposer à vos employés divers espaces comme :

Des espaces de détente informels, sources de discussions variées qui peuvent libérer les idées.
Des espaces de détente informels, sources de discussions variées qui peuvent libérer les idées.
Des espaces de bureau ouverts (open-space) qui favorisent la proximité, la communication, la convivialité et qui peuvent instaurer ainsi un climat de collaboration et alors être sources d'idées spontanées.
Des lieux agréables pour les pauses pour favoriser les interactions entre collègues, la convivialité et les moments de socialisation et d’interaction.

Voici autant de pratiques qui vous permettront de mettre progressivement en place un climat de travail collaboratif au sein de votre entreprise.

Utilisation d'outils collaboratif : est-ce sécurisé ?

Les espaces de travail partagés sont sécurisés afin de protéger vos contenus et documents. Toutes vos données, vos documents et vos espaces de travail sont partagés et hébergés dans le cloud. Vous pouvez donc les retrouver à tout moment depuis n'importe où.