C’est 142 jours que nous perdons chaque année dans les tâches administratives.
Vous préféreriez sans doute que vos managers consacrent ce temps à mener une équipe vers la réalisation d’objectifs, être un coach, développer et rendre autonomes les collaborateurs tout en veillant à leur bien-être... Seulement, comment effectuer ces missions quand les managers sont déjà submergés par la gestion administrative ? Pour que ces derniers puissent se recentrer sur leurs vraies missions, des outils existent : facturation, congés, travail collaboratifs… nous vous présentons dans cet article leurs principaux atouts permettant d’optimiser la productivité des managers et de tous les collaborateurs de votre entreprise.
Un logiciel de facturation pour ne plus perdre de temps à faire des devis
Dans une entreprise, la gestion commerciale est primordiale. Clients, devis, bons de commande, factures… Piloter tous ces éléments peut rapidement devenir redondant, chronophage et source d’erreurs. Un logiciel de facturation est un bon moyen d’améliorer votre pilotage; voici comment.
- Optimisation du temps de travail :
- ces outils vous proposent des modèles de documents pour créer des factures;
- les documents évoluent en un clic du devis à la facture en passant par le bon de commande et le bon de livraison;
- il est possible de créer des ponts avec d’autres logiciels comme ceux gérant votre comptabilité.
- Dématérialisation et donc réduction des frais liés à l’impression et/ou l’envoi postal de documents.
- Centralisation et conservation des informations clients telles que la raison sociale, l’adresse, le taux de TVA, les conditions tarifaires…
- Réduction du risque d’erreurs grâce à l’automatisation et donc la diminution de l’intervention humaine dans la saisie des informations.
- Accessibilité et agilité : bien souvent en SaaS, les solutions permettent une utilisation ne nécessitant qu’un simple accès à internet, un terminal mobile fait l’affaire.
Un logiciel de gestion des congés pour plus de transparence et d’autonomie
La gestion des congés et des absences de vos collaborateurs est stratégique car elle détermine en partie la bonne productivité de votre entreprise. Seulement, ces tâches administratives sont souvent confiées aux managers ou aux RH qui perdent un temps précieux à organiser celui des autres. Un logiciel permettant de maîtriser les planning des congés absences décentralise ces tâches et apportent de nombreux avantages.
- Gain de temps : ce sont les collaborateurs qui gèrent eux-mêmes leurs demandes de congé. Le manager est notifié et n’a plus qu’à valider ou non la demande.
- Centralisation de l’information : les salariés ont accès à leurs soldes de congés sans passer par le service RH, le calcul des soldes est automatisé (droits d'acquisition des congés, jours fériés, régimes à temps partiels, repos compensateurs, reports de congés, jours de fractionnement…)
- Suivi optimisé : le service RH est moins sollicité et le manager peut facilement suivre les congés en temps réel et prendre les bonnes décisions concernant les demandes d’absences de son équipe.
- Optimise l’égalité de traitement entre les salariés : l’historique des congés de chaque salarié permet aux responsables de répartir avec équité les périodes de congés au sein de l’équipe.
Un outil pour gérer vos objectifs
L’ambition d’une entreprise est étroitement liée à la définition et au suivi des objectifs de chacun des collaborateurs. Pourtant les entretiens ainsi que la définition des objectifs sont souvent boudés par les managers et les collaborateurs car leur pilotage est fastidieux et chronophage. Des logiciels existent pour passer de la servitude au pilotage efficace. Voici en quoi des outils peuvent optimiser le suivi des objectifs :
- vision claire sur l’avancée des objectifs pour le collaborateur qui peut à tout moment regarder les siens et le manager ceux de chacun des collaborateurs de son équipe;
- agilité et responsabilisation des équipes : chaque collaborateur peut indiquer si tel objectif est à risque, proposer de nouveaux objectifs;
- historique et centralisation de l’information : suivi et engagement encouragé dans la mesure où on peut voir ce qui s’est passé avant. C’est un gain de temps pour la préparation et la saisie de ces objectifs ;
- collaboration encouragée à travers la possibilité de créer des objectifs d’équipe et de suivre l'avancée et la contribution de chacun.
Une solution de gestion de projet pour des plannings organisés
La réussite d’un projet dépend de 3 enjeux : l’organisation (des équipes, des objectifs ou d’actions à mener), la communication entre les acteurs du projet et l’implication de ces derniers. Pour une meilleure maîtrise de ces enjeux, la mise en place d’un logiciel de gestion de projet est indispensable car ce type d’outil vous permet :
- La centralisation et l'accessibilité car chaque acteur accède au projet via une simple connexion. Ils peuvent gérer leurs tâches, suivre les actions en cours, transmettre des éléments et tout cela est tracé pour les autres membres de l’équipe. Plus de copies, mémos ou de compte-rendu à distribuer. Ces derniers sont remplacés par des tableaux de bord, une gestion des tâches et des ressources...
- Le travail à distance : des équipes décentralisées ? Travailler ensemble n’est plus une question de proximité géographique.
- Le partage de l’information “off via des messageries instantanées ou des commentaires
- Une relation client facilitée en évitant la multiplication de réunions de suivi de projet et en accédant à l’essentiel. Le client peut consulter un tableau des missions et suivre le progrès en direct. Il peut également donner son avis et apporter des modifications le cas échéant.
- L’optimisation du coût par projet est facilitée. L’accès à l’historique des projets (dépassements, ressources internes, externes…) permet de budgéter au plus réel les prochains projets.
Un outil de collaboration pour faciliter le travail à distance
Avec le recours de plus en plus fréquent au télétravail et des équipes toujours plus décentralisées, la crainte de mettre à mal la collaboration entre les collaborateurs se fait sentir de la part des dirigeants et des managers. Il existe pourtant des outils qui favorisent l’émergence des idées, l’implication et la responsabilisation de chacun dans la réussite de l’attente des objectifs de votre organisation. Ces outils vous permettent de réduire les contraintes liées à la distance et au temps, favorisent la communication entre les équipes et permettent d’améliorer la productivité... Voici les intérêts d’investir dans une solution adaptée.
- Gain de temps : tous les collaborateurs accèdent aux informations et communiquent en temps réel via le partage de document, la messagerie instantanée ainsi que la possibilité des visio-conférences. L’asynchronicité des échanges disparaît.
- Pas de spam : c’est une conséquence du premier point. L’accès en temps réel au projet, à ses informations ainsi que la messagerie instantanée évite les mails multidestinataires non pertinents. Les collaborateurs n’en sont que plus productifs.
- Réduction des coûts : les membres d’équipes décentralisées n’ont plus besoin d’engager des frais de déplacement pour travailler ensemble.
- Données sécurisées : ce n’est pas parce que des informations transitent qu’elles sont accessibles à tous les internautes. Il est possible de chiffrer les données et de créer des sauvegardes régulières ainsi qu’un historique de ces sauvegardes.
